Задавайте тематические вопросы и получайте на них не только квалифицированные ответы, но и получить вознаграждение.

Комментируйте вопросы, высказывайте свое мнение, при этом Вы не только сможете помочь коллеге, но и получить вознаграждение.
Отвечайте на вопросы, ссылаясь на нормативные документы, при этом Вы не только сможете помочь коллеге, но и получите вознаграждение.

Что должно храниться в личном деле работника (согласно всем нормам для ГИТ),а что должно храниться отдельно?

Добрый день,назрел вопрос,что должно храниться в личном деле работника (согласно всем нормам для ГИТ),а что должно храниться отдельно?
комментариев : 37 456

Экспертный ответ

Уважаемые коллеги! На данный вопрос пока нет экспертного ответа.

Вы работаете специалистом по охране труда? Или хорошо разбираетесь в вопросах по охране труда?

Тогда Вы можете стать экспертом на данном проекте. Отвечайте на вопросы и Вы не только смоежете помочь коллегам, но и получить вознаграждение за каждый квалифицированный ответ.

Вознаграждение выплачивается каждый четверг, минимальная выплата 300 рублей. Дать экспертный ответ

Комментарии к вопросу: 37

Уважаемые коллеги, если нет экспертного ответа, Вы так же сможете найти ответ на вопрос в комментариях

Анонимный пользователь сайта ot.help
сама все время об этом думаю, разные ответы в разных источниках. Коллеги,кто прямо вот точное- точно знает, поделитесь,а!
Анонимный пользователь сайта ot.help
Послушаю, тоже надо
Анонимный пользователь сайта ot.help
Добрый день. Точно знаю, что в ЛД не должно быть копий никаких документов сотрудников(копия паспорта, СНИЛС, ИНН, копия диплома и пр.). Должны быть: копии приказов на прием, перевод, увольнение и пр., ТД, должн.инструкция, согласие на обработку перс.данных. Если должность попадает, то договор о мат.ответственности.
Анонимный пользователь сайта ot.help
Извините за придирчивость, но нахрел - третья или шестая буква написаны с ошибкой?))
Анонимный пользователь сайта ot.help
Добрый день. Личные дела обязательны только для госслужащих. У вас госслужба? Регулируется их ведение Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. N 640
Анонимный пользователь сайта ot.help
тоже об этом слышала. Но увидеть бы на каком основании. Есть нормативка? Есть у кого-нибудь?
Анонимный пользователь сайта ot.help
а почему это копии личных документов не должны быть в ЛД?
Анонимный пользователь сайта ot.help
Вот коментарии юриста из Иркутска Ирины Сухих:"Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Федерального закона «О персональных данных» N 152-ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако данные документы содержат персональные данные работников, а их хранение и копирование подпадает под понятие «обработка персональных данных». Поэтому работодатель в данном случае должен обрабатывать персональные данные в соответствии с Федеральным законом и локальным нормативным актом. В частности, от работника должно быть получено письменное согласие на обработку и хранение персональных данных"
Анонимный пользователь сайта ot.help
а какие документы вы тогда храните в журнале хранения приказов по личному составу?
Анонимный пользователь сайта ot.help
Послушаю
Анонимный пользователь сайта ot.help
это опечатка,"назрел".
Анонимный пользователь сайта ot.help
У нас была проверка и проверяющий указал что копии личных документов отдельно. Я так и не поняла адекватность сиего указа, т.к. эта же папка с копиями лежит по соседству с личными делами, а в личном деле лежит лежит личная карточка Т-2, в которой есть все персональные данные
Анонимный пользователь сайта ot.help
Я храню копии документов в личных делах вместе с ТД и д/с, согласие на обработку, копии документов об образовании, заявления на вычеты НДФЛ справки с предыдущих мест работы и прочие документы (у каждой организации могут быть свои) . Заявления на увольнение и прием вместе с одноименными приказами. Заявления на отпуск с приказами в отдельной папке.
Анонимный пользователь сайта ot.help
а почему у вас т2 лежит в личном деле? И вам при проверке ничего на это не сказали? Т2 самостоятельный документ, его не должно там быть и в ней ничего тож не должно лежать
Анонимный пользователь сайта ot.help
А где должна быть Т2 по вашему мнению?
Анонимный пользователь сайта ot.help
Нужно чтобы шкаф где это хранится закрывался на ключ и не допускался доступ посторонних - и тогда можно хранить все вместе
Анонимный пользователь сайта ot.help
Просто нужно умудриться еще составить правильное согласие на обработку перс. Данных. Для чего какой документ нужен. А с др. Стороны паспорт нужен только при приеме на работу, зачем его еще и копия, чтобы сотрудники то и дело ходили и просили у вас копировать тот или иной док. Меня например уже замучили .
Анонимный пользователь сайта ot.help
мы тоже Т2 храним в ЛД
Анонимный пользователь сайта ot.help
у нас было замечание на совместное хранение. Можно в одном шкафу но отдельно т2, отдельно личные дела
Анонимный пользователь сайта ot.help
значит в третьей) не обижайтесь на мою придирчивость. И хороших Вам праздников)))
Анонимный пользователь сайта ot.help
и Вам
Анонимный пользователь сайта ot.help
Добрый день! Не совсем поняла, почему Т-2 должна храниться отдельно и, самое главное, зачем? В ЛД хранятся Т-2, трудовой договор с приложениями, доп.соглашения, договор мат.ответственности, согласие на перс.данные (предоставление, обработка и хранение) и могут быть копии паспорта, снилс и инн. Можно добавлять листы ознакомления с ЛНА. А вот всякие свидетельства о браке, рождении и прочие документы убрать. Копии приказов о приеме, отпусках уже давно нет необходимости хранить. Заявления лежат в папках "Основание к..." Коллеги, не претендую на истину последней инстанции, но наши юр.отдел и отдел кадрового администрирования достаточно грамотные ребята.
Анонимный пользователь сайта ot.help
Этот вопрос уже обсуждался, а вот что по этому поводу говорит трудовая инспекция"Обязанность кадровой службы вести личные дела предусмотрена только для государственной службы (Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Однако организация может разработать свой порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого руководителю нужно утвердить Положение о персональных данных работника в котором по мимо основных положений прописать правила ведения и хранения личных дел. С ним вы обязаны ознакомить каждого сотрудника под расписку.Вот какие документы может собирать и хранить работодатель:-заявление о приеме на работу;-автобиография;-копия трудовой книжки;-копия дипломов, свидетельств об образовании, документов о присвоении ученого звания, степени;-медицинское заключение (если медосмотр обязателен по закону);-копия приказа о принятии на работу;-личный листок или анкета (Ф.И.О., год рождения, пол, образование, семейное положение, дети, близкие родственники, паспортные данные, ИНН, номер страхового свидетельства пенсионного страхования);-копия паспорта;-копии приказов, связанных с трудовой деятельностью работника (о переводах, командировках, повышении, премировании, дисциплинарном взыскании и т. д.);-другие документы, касающиеся работника (должностная инструкция, экземпляр трудового договора, документы по аттестации, о повышении квалификации, копии свидетельств о браке, о разводе, о рождении детей и т. д.).Сотрудник вправе в любое время посмотреть свое личное дело, делать копии хранящихся в нем документов (ст. 89 ТК РФ).Работодатель обязан соблюдать режим секретности, то есть не сообщать данные о работнике третьим лицам без его согласия (ст. 88 ТК РФ). Доступ к таким данным разрешен только специально уполномоченным лицам (например, работникам полиции) и только в том объеме, который необходим для выполнения их функций".Карточки Т-2 хранятся отдельно в закрытых шкафах (как собственно и личные дела) по причине того,что по правилам архивирования карточки Т2 сшиваются отдельно от личного дела. Ну и во -вторых это удобно с т.з заполнения графы "отпуска", чтобы не вытаскивать все дело работника. Итогоесли грамотно написано Положение о персональных данных проблем не будет ни у одного работодателя ПРОВЕРЕНО
Анонимный пользователь сайта ot.help
Есть судебная практика, которая говорит о том, что копий личных документов быть не должно. Роскомнадзор за это штрафует как за нарушение фз о персональных данных.
Анонимный пользователь сайта ot.help
то есть т2 отдельно храним. А что остаётся в личном деле? Трудовой договор, допы к нему и согласие на пнд и всё?
Анонимный пользователь сайта ot.help
Виктория, т2 отдельно, а в личном деле все что вам необходимо по работнику (даже копии документов) при условии что правила ведения и хранения личных дел будут прописаны в Положении о ПД. Когда у нас была проверка Роскомнадзора дословно нам так и было сказано "Если работодателю нужны копии документов, значит они для чего-то используются. Если копии для чего-то используются - значит цель и характер их использования должны быть задокументированы. У вас в Положении цель и характер использования прописаны добротно поэтому вам повезло претензий нет, а так не миновать вам штрафов". Так что грамотно прописанное Положение путь к успеху
Анонимный пользователь сайта ot.help
и еще в дополнение копии документов которые работодатель хранит в личном деле обязательно должны быть в заверенном виде (т.е копия верна,печать и т,д)
Анонимный пользователь сайта ot.help
Личное дело - это прошлый век. Зачем оно Вам? Зачем Вам какие-то копии? Чтобы пыль собирали? Все, что нужно - в скан. Тогда ни одна проверка ничего не предъявит. Все основания для приказов к приказам, ТД отдельно, Т-2 отдельно. Меньше макулатуры!!!
Анонимный пользователь сайта ot.help
Ольга, Согласно новым требованиям, компании, в которых на компьютерах обрабатывается или используется персональная информация физического лица (это я к вопросу "все что нужно в скан"), обязаны поддерживать высокую защищенность этих данных, используя сертифицированные средства защиты.В РФ сейчас 5% компаний используют систему защиты компьютера и защищенный документооборот, позволю предположить что ваша организация в эти 5% не входит система 1С, другие кадровые программы, электронная почта не являются защищенными системами. За сканы Роскомнадзор по головке не погладит, потому как при проверках компьютеры проверяются в первую очередь.
Анонимный пользователь сайта ot.help
У нас вообще личных дел нет. Ни разу ГИТ не возмущалась по этому поводу.
Анонимный пользователь сайта ot.help
Коллеги, а зачем вообще нужны копии личных документов??? Внесли данные в Т2 и все. Там же есть и паспорт, и СНИЛС, и ИНН. Нафига копии-то?
Анонимный пользователь сайта ot.help
а зачем кому-то сообщать о том, что у вас на компьютерах? Вы делаете сканы для себя, складывание инфу на защищенный диск и перестаете заниматься ерундой.
Анонимный пользователь сайта ot.help
Роскомнадзор не спрашивает. Он приходит и смотрит всю систему. Нет такого защищенного диска для ПД только если ваша компания не потратилась на защищенный документооборот (стоимость порядка 1млн.руб). Все что хранится в обычном ПК очень просто взламывается.
Анонимный пользователь сайта ot.help
ЛД не обязательны но если они необходимы работодателю, тогда их можно вести. У нас очень большой соцпакет и каждый раз требуется то св-во о рождении детей, то копии паспорта работников. Все зависит от маштабов компании и необходимости в ЛД.
Анонимный пользователь сайта ot.help
а не поделитесь грамотным положением?)
Анонимный пользователь сайта ot.help
у нас запрет на плагиат в отношении внутренних документов компании. к сожалению ничем не могу помочь.
Анонимный пользователь сайта ot.help
а жесткие диски? Отдельные?
Анонимный пользователь сайта ot.help

Ваш комментарий

Сообщение:

Последние вопросы по данной теме:

Коллеги, добрый день! Поделитесь, пожалуйста, опытом: если сотрудникам не рассылать уведомления перед уходом в отпуск (по графику), с какими рисками сталкивались, проверяет ли их ГИТ?
Добрый день! Вопрос о графике сменности. У нас есть сотрудники, мы хотим перевести их на график 3/3 по 12 часов.Подскажите пожалуйста всю нюансы по данному вопросу, к сожалению, ни разу с этим не...
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как на практике выглядит оформление изменений в ПВТР? Просто никогда с этим не сталкивалась. Если важно, то ПВТР у нас оформляются следующим образом: утверждаются...
x
x
Кадровое делопроизводство

На 30 сентября 2020 г. на портале специалистов охраны труда размещено:

18403 вопроса

206494 комментариев

...