Задавайте тематические вопросы и получайте на них не только квалифицированные ответы, но и получить вознаграждение.

Комментируйте вопросы, высказывайте свое мнение, при этом Вы не только сможете помочь коллеге, но и получить вознаграждение.
Отвечайте на вопросы, ссылаясь на нормативные документы, при этом Вы не только сможете помочь коллеге, но и получите вознаграждение.

Можно ли хранить в личном деле работника копии паспорта, воен. билета и тд?

Добрый день. Можно ли хранить в личном деле работника копии паспорта, воен. билета и тд. Спасибо
комментариев : 26 4061

Экспертный ответ

Уважаемые коллеги! На данный вопрос пока нет экспертного ответа.

Вы работаете специалистом по охране труда? Или хорошо разбираетесь в вопросах по охране труда?

Тогда Вы можете стать экспертом на данном проекте. Отвечайте на вопросы и Вы не только смоежете помочь коллегам, но и получить вознаграждение за каждый квалифицированный ответ.

Вознаграждение выплачивается каждый четверг, минимальная выплата 300 рублей. Дать экспертный ответ

Комментарии к вопросу: 26

Уважаемые коллеги, если нет экспертного ответа, Вы так же сможете найти ответ на вопрос в комментариях

Анонимный пользователь сайта ot.help
У нас в учреждении храним
Анонимный пользователь сайта ot.help
Если в согласии на обработку ПД которое подписывает работник прописано "хранить, а после прекращения трудовых отношений уничтожать" тогда можно.
Анонимный пользователь сайта ot.help
Нельзя.
Анонимный пользователь сайта ot.help
ксерокопированный документ, перечеркнутый красной пастой в личном деле хранить можно.
Анонимный пользователь сайта ot.help
Вообще копии таких документов хранить не надо, дабы не заработать штраф от Роскомнадзора. Копии можете получить только чтобы предоставить работнику гарантии, предусмотренные законом или ЛА. Получили копии предоставили гарантии уничтожили копии документально зафиксировали факт уничтожения копий.
Анонимный пользователь сайта ot.help
На гос. службе нужно
Анонимный пользователь сайта ot.help
Можно. Роскомнадзор нас проверял неделю назад, у нас в положении прописано что мы собираем и храним эти категории данных и в согласии на каждого работника тоже прописали. Замечаний не было по этому поводу
Анонимный пользователь сайта ot.help
на форуме "Кадровое дело" порекомендовали изъять из личных дел, т.к. в согласии на обработку персональных данных нет слова "хранить" и то необходимость такого хранения допускается только у тех работников, которым в течении трудовой деятельности предоставлялись какие либо гарантии и компенсации, связанные с подтверждением копий документов. Я просто убрала подальше
Анонимный пользователь сайта ot.help
Суды придерживаются иной позиции. Выдержка из постановления арбитражного суда Северо-Кавказского округа: "...в целях обработки персональных данных работника банка является незаконным хранение копии свидетельства о рождении ребенка работника и свидетельства о браке, содержащих сведения о национальности работника, а также копии страниц паспорта, копии страниц военного билета этого сотрудника. Хранение копий данных документов превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, действующим законодательством не предусмотрено, нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству." Повезло Вам с проверяющим, наверное другой бы решил, что собираете лишние пд.
Анонимный пользователь сайта ot.help
О св. о браке и св. о рождении там отдельный разговор а как же без копий паспорта работать я хз.. Замечания были по национальности а вот по паспорту у него не было вопросов. Честно говоря он всех тут зае.. с этой проверкой
Анонимный пользователь сайта ot.help
Копию военного билета требует хранить военкомат, если сотрудник стоит на воинском учете, но ее хранить нужно вместе с т-2
Анонимный пользователь сайта ot.help
Везде ссылаются на то, что данных в личной карточке достаточно для работы, типа "нужен паспорт - просите сотрудника принести оригинал и с него списывайте то, что вам нужно" А потрепать нервы проверяющие ох как любят
Анонимный пользователь сайта ot.help
Я все таки думаю что можно т.к даже на сайте Роскомнадзора вот такую справку мы заполняли, и там есть данные паспорта
Анонимный пользователь сайта ot.help
Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.для законного хранения копий указанных в вопросе документов работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:- от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 ч. 1 ст. 6Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";- работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.P.s если при проверках кадровики не смогут ответить для чего им нужны копии документов (в рамках законодательства и ЛНА) я бы тоже штрафовала. Ответьте сами себе на вопрос "а зачем нам копии?" скажите об этом проверкам и претензий по хранению не будет, тем более повторюсь что согласие от работника на хранение с последующим уничтожением имеется.
Анонимный пользователь сайта ot.help
В этой справке речь идет о реквизитах документов (серия, номер и т.д.), а не о самом документе, либо копии.
Анонимный пользователь сайта ot.help
А зачем вообще хранить копии документов, данные из которых уже есть в личных карточках и забиты в программу? Для объема папки или на всякий случай? Не понимаю
Анонимный пользователь сайта ot.help
А вот что по этому поводу говорит трудовая инспекция Обязанность кадровой службы вести личные дела предусмотрена только для государственной службы (Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Однако организация может разработать свой порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого руководителю нужно утвердить Положение о персональных данных работника в котором по мимо основных положений прописать правила ведения и хранения личных дел. С ним вы обязаны ознакомить каждого сотрудника под расписку.Вот какие документы может собирать и хранить работодатель:-заявление о приеме на работу;-автобиография;-копия трудовой книжки;-копия дипломов, свидетельств об образовании, документов о присвоении ученого звания, степени;-медицинское заключение (если медосмотр обязателен по закону);-копия приказа о принятии на работу;-личный листок или анкета (Ф.И.О., год рождения, пол, образование, семейное положение, дети, близкие родственники, паспортные данные, ИНН, номер страхового свидетельства пенсионного страхования);-копия паспорта;-копии приказов, связанных с трудовой деятельностью работника (о переводах, командировках, повышении, премировании, дисциплинарном взыскании и т. д.);-другие документы, касающиеся работника (должностная инструкция, копия трудового договора, документы по аттестации, о повышении квалификации, копии свидетельств о браке, о разводе, о рождении детей и т. д.).Сотрудник вправе в любое время посмотреть свое личное дело, делать копии хранящихся в нем документов (ст. 89 ТК РФ).Работодатель обязан соблюдать режим секретности, то есть не сообщать данные о работнике третьим лицам без его согласия (ст. 88 ТК РФ). Доступ к таким данным разрешен только специально уполномоченным лицам (например, работникам полиции, прокуратуры) и только в том объеме, который необходим для выполнения их функций.
Анонимный пользователь сайта ot.help
Все верно у нас так и есть
Анонимный пользователь сайта ot.help
У меня программы нет все хранится материально, Светлана верно все написала нам так и проверяющие говорили
Анонимный пользователь сайта ot.help
Я не навязываю Вам своё мнение У каждого кадровика свой взгляд и своя трактовка законодательных норм (в случае, если нет четко сформулированных пояснений).
Анонимный пользователь сайта ot.help
Мне копии на фиг не нужны. Забила в 1с, заполнила карточку и все...на фиг копии то?На работников любоваться?)Ни разу не было необходимости именно в бумажной копии...
Анонимный пользователь сайта ot.help
Так дело же не в том что бы навязать мнение, нужно разобраться как же правильно!
Анонимный пользователь сайта ot.help
Гос. органы разобраться не могут, что правильно, а что нет Не зря говорят: "закон - что дышло: куда повернёшь, туда и вышло"
Анонимный пользователь сайта ot.help
Можно данный документ у вас попросить.
Анонимный пользователь сайта ot.help
не очень поняла какой конкретно документ?
Анонимный пользователь сайта ot.help
Согласие на обработку ПД
Анонимный пользователь сайта ot.help

Ваш комментарий

Сообщение:

Последние вопросы по данной теме:

Добрый день, коллеги, могу ли я завести при приеме ЭТК 22.09.2020, работник принимается на работу впервые?
Добрый день! Нужна консультация специалистов, как оплачиваются переработки на буднях и работы в выходные, если сотрудник выбрал компенсация часами отсутствия (не деньгами). Т.е.
Коллеги!Подскажите пожалуйста, сотрудник принес Приказ о выдаче путевки на санаторно-курортное лечение (установлена нуждаемость) из ФСС!! Указаны даты заезда и стоимость путевки.
x
x
Кадровое делопроизводство

На 23 сентября 2020 г. на портале специалистов охраны труда размещено:

18332 вопросов

205782 комментария

...